Valituksen, oikaisupyynnön tai palautteen jättäminen
Uskottavaan ja luotettavaan sertifiointijärjestelmään kuuluu olennaisesti erilaisten valitusten ja palautteiden kerääminen ja niiden asianmukainen käsittely. Näiden avulla FSC-järjestelmää parannetaan jatkuvasti.
FSC:n valitus-, oikaisu- ja palautemekanismi sisältää kolme erilaista työkalua, joista sovelletaan aina tilanteeseen parhaiten sopivaa. Nämä kolme ovat: valitukset (complaints), oikaisupyynnöt (appeals) ja palautteet.
Valituksen tekeminen
Valituksen voi jättää esimerkiksi tapauksessa, jossa yritys, organisaatio tai yksityishenkilö katsoo FSC:n sertifikaatinhaltijan rikkovan FSC:n standardien vaatimuksia. Tällaisia tapauksia voivat olla esimerkiksi FSC-metsänhoitoon, metsäperäisen materiaalin seurantaan, työntekijöiden oikeuksiin tai muihin FSC:n standardeihin liittyvät seikat.
Kenelle valitus tehdään?
Valitusta tehtäessä on ensin tiedettävä ketä kohtaan valitus tehdään ja kenelle valitus toimitetaan. Alle on listattu tyypillisimmät valitusten kohteet ja niistä vastaavat valvovat tahot. Yllä olevaa kaaviota voidaan käyttää apuna vastaanottajan selvittämisessä.
Valitus sertifikaatinhaltijaa kohtaan, valvova taho on sertifiointiorganisaatio (auditoija)
Valitus auditoijaa kohtaan, valvova taho on ASI (Assurance Services International)
FSC:tä kohtaan tehty valitus tulee lähettää FSC:lle tämän sivun kautta. Valitukset FSC:tä kohtaan tulee tehdä FSC:n virallisella kielellä (englanti, espanja, ranska).
FSC Suomea kohtaan tehty valitus voidaan lähettää vapaamuotoisesti FSC Suomelle (Huom. tämä koskee vain Vastuullisen metsänhoidon yhdistyksen toimintaa, ei FSC-sertifiointijärjestelmää).
Valituksen vastaanottajan selvittäminen
Tapauksissa, joissa valitus koskee sertifikaatinhaltijan toimintaa, tulisi selvittää kuka sertifikaatinhaltijan toimintaa valvoo (auditoija). Tämän saa selville osoitteesta search.fsc.org (ohjeet haun käyttöön). Kun certificates-hakukentään kirjoittaa sertifikaatinhaltijan nimen, pitäisi kyseisen toimijan löytyä hakutuloksista. Jos hakuosumia on useita, voidaan hakua yrittää tarkentaa suodattimin. Esimerkiksi metsänhoidon FSC-sertifikaatit ovat suodattimen Certificate type - FM/CoC -alla. Kun oikean toimijan paikallistaa listasta, voidaan katsoa kohdasta Certificate code, alla olevan tunnuksen kaksi tai kolme ensimmäistä kirjainta. Alla yleisimmät lyhenteet ja niiden tulkinnat, sekä ohje tai osoitte minne lähettää valitus:
DNV - DNV Business Assurance Finland Oy Ab
fsccomplaints@dnv.com
GFA - GFA Certification GmbH
Katso ohje
BV - Bureau Veritas Certification
INS - Kiwa
fi.asiakaspalvelu@kiwa.com
SCS - SCS Global Services
NC - Preferred by Nature
Valituksen tekeminen
Valitusta tehtäessä on tärkeää dokumentoida tapaus mahdollisimman hyvin. Jos kyseessä on esimerkiksi metsäkohde, on hyvä ottaa riittävästi valokuvia. Lisäksi alueesta on oltava riittävät tunnistetiedot, esimerkiksi kiinteistötunnus tai koordinaatit. Muuten alueen paikallistaminen voi olla haastavaa. Mitä enemmän tapauksesta on laadukasta tapausta tukevaa aineistoa, sitä paremmin valituksen käsittelevä taho voi tehdä objektiivisen päätöksen asiasta. Jos kyseessä on ongelma FSC-standardeissa, on hyvä antaa seikkaperäinen kuvaus siitä, millaisen ongelman kyseiset kirjaukset muodostavat.
Pääsääntoisesti valituksissa sertifikaatinhaltijaa kohtaan tulisi valituksen tekevän tahon tunnistaa mitä standardin vaatimuksia on rikottu. Alla on kuvattu esimerkki siitä, miten standardin kirjaus voidaan liittää osaksi valitusta:
The logging activities violate the FSC Standard (FSC-STD-FIN-02-2023 EN).
Violations against the following criteria of FSC Standard:
6.5.1 Using Best Available Information, The Organization identifies and excludes defined valuable habitats and
certain sites of special importance for species protection from forest management. Only management activities that
promote conservation objectives are possible in the sites.
(…)
6.5.1.3 Other sites to be always preserved:
(…)
b) Specified forests rich in deadwood in accordance with Annex E.
Logging activities: clear-cut in Specified forests rich in deadwood in accordance with Annex E.
Valitus voidaan tehdä myös suomeksi tai ruotsiksi. Jos kuitenkin valitus joudutaan eskaloimaan, helpottaa tilannetta englanninkielinen dokumentaatio.
FSC Suomi ei voi tehdä valituksia muiden puolesta, mutta auttaa kyllä tarvittaessa standardin lukemisessa. Sivun alalaidasta löytyy dokumenttipohja, mille valituksen voi laatia.
Valituksen tekemisen muistilista:
- Dokumentoi (esim. kuvat, asiakirjat, kartat, lausunnot ym.)
- Selvitä onko toimija FSC-sertifioinnin piirissä?
- Selvitä toimijan sertifiointiorganisaatio (jos valitus koskee sertifiointiorganisaatiota, katso kaavio sivun ylälaidasta)
- Selvitä mitä standardin vaatimuksia on rikottu?
- Laadi valitus FSC:n pohjalle
- Suosittelemme käyttämään englannin kieltä valituksessa. Tämä ei ole pakollista valituksessa joka koskee sertifikaatinhaltijan toimintaa, mutta helppoaa asian jatkokäsittelyä ongelmatilanteissa
- Pidä kirjaa milloin valitus on lähetetty ja milloin siihen on reagoitu
- Jos valituksen päätös ei ole tyydyttävä, voidaan valitus siirtää eteenpäin sivun ylälaidassa olevan kaavion mukaisesti
- Käsittelyssä olevien valitusten jakaminen julkisesti ei ole sallittua, mutta valmistuneiden päätösten jakaminen on
Oikaisupyynnön tekeminen
Valitukset ja palautteet FSC:stä
Apudokumentit
Oikaisupyyntö voidaan tehdä tapauksessa, jossa sertifikaatinhaltija on saanut esimerkiksi auditoinnissa tai sertifiointiprosessissa päätöksen, joka ei ole vastaajan mielestä oikeudenmukainen.
Oikaisupyynnön tekemisen muistilista:
- Kerää mahdollisimman kattava aineisto, joka tukee oikaisun perusteita
- Anna mahdollisimman selkeä kuvaus tilanteesta
- Perustele oikaisupyynnön tarpeellisuus FSC:n sääntöjä vasten
- Laadi oikaisupyyntö FSC:n pohjalle
- Täytä kaikki mahdolliset tiedot pohjasta
Kun FSC-järjestelmä kehittyy, standardit saattavat muodostaa ongelmatilanteita, joita on vaikea arvioida etukäteen. Esimerkiksi tällaiset tilanteet ovat niitä, jolloin valitus voidaan osoittaa suoraan FSC:lle. Sertifikaatinhaltijoiden tai sertifiointiorganisaatioiden toiminta ja niihin kohdistuvat valitukset eivät ole suoraan sidoksissa FSC:hen, jolloin on hyvä tunnistaa milloin valitus koskee nimenomaan FSC:tä. Tällaisia tilanteita ovat muun muassa:
- Standardien muodostamat tilanteet, jotka estävät sertifikaatinhaltijan toiminnan ilman perusteltua syytä
- FSC:n päätökset Policy for Association -tapauksissa
- Kansainvälisen FSC:n toiminta, tai sen työntekijöiden toiminta
Valitus tai oikaisupyyntö FSC:lle voidaan tehdä täältä.
FSC Policy for Association - FSC:n suhde muuhun kuin sertifioituun toimintaan
FSC Policy for Association (PfA) on mekanismi, jonka tavoitteena on ehkäistä FSC:n kytköksiä organisaatioihin, jotka rikkovat FSC:n perusarvoja muussa kuin sertifioidussa toiminnassa. Jos ei-sallittua toimintaa esiintyy, FSC voi sulkea nämä toimijat FSC-järjestelmän ulkopuolelle. Riippuen toiminnasta ja sen vakavuudesta, takaisin järjestelmään voi päästä riittävien korjaavien toimenpiteiden avulla FSC:n Remedy Framework:ia noudattaen. Lisätietoa FSC Policy for Associationista ja korjaavista toimenpiteistä löytyy täältä.
Lista PfA-mekanismin avulla FSC-järjestelmästä suljetuista toimijoista löytyy täältä.