Koronavirusepidemiasta johtuvat joustot tarkoittavat käytännössä sitä, että sertifiointiorganisaatiot voivat joko lykätä tarkastuksia tai korvata ne niin kutsutuilla työpöytäauditoinneilla.
Kirjallisesti tehtävät työpöytäauditoinnit eivät täysin korvaa paikan päällä tehtäviä tarkastuksia, mutta FSC katsoo, että lievennykset ovat poikkeusoloissa välttämättömiä. FSC:n ensisijaisena tavoitteena on suojata auditoijien ja sertifikaatinhaltijoiden terveyttä ja tukea toimenpiteitä, joilla estetään viruksen leviämistä.
Auditointeihin lisätään joustoa, jotta sertifikaatinhaltijoiden ei tarvitse huolehtia sertifikaatin menettämisestä tilanteessa, jossa auditoijat ja oma henkilökunta eivät pysty osallistumaan tarkastuksiin paikan päällä.
Alla kuvatut, 17.3.2020 voimaantulleet joustot koskevat vain jo olemassa olevien sertifikaattien auditointeja sekä sertifikaattien uusimista. Uuden sertifikaatin myöntämistä koskevaa, ensimmäistä auditointia joustot eivät koske.
Kansainvälisen FSC:n virallisen poikkeusohjeistuksen voit lukea täältä.
FSC:n alkuperäketjun sertifioinnin sisäisiä auditointeja koskevan ohjeistuksen voit lukea täältä (sivu 16).
Kansainvälisen FSC:n päivittyvän Covid-19 sivun löydät täältä. Sivulle päivitetään FSC:n ohjeistusta tarpeen mukaan.
1) SEURANTA-AUDITOINTEJA KOSKEVAT JOUSTOT
Vaihtoehto A: seuranta-auditointien lykkääminen
Alkuperäketjun sertifikaattien seuranta-auditointeja voidaan lykätä enintään kuudella (6) kuukaudella, kuitenkin niin, että auditointi tulee suorittaa vuoden 2020 loppuun mennessä. Normaalioloissa auditointi tulee tehdä enintään 15 kuukauden välein.
Esimerkki: Edellisestä auditoinnista on kulunut 15 kuukautta 30.4.2020. Seuranta-auditointia voidaan lykätä siten, että se suoritetaan viimeistään 30.10.2020.
Metsäsertifikaatin auditointeja on tähänkin asti voinut siirtää toiseen ajankohtaan kalenterivuoden sisällä. Koronavirustilanne ei siis toistaiseksi aiheuta poikkeuksia metsäsertifikaatteja koskeviin auditointisääntöihin.
Vaihtoehto B: etäyhteyksin suoritettava seuranta-auditointi
FSC-sertifikaattien auditointeja voidaan suorittaa myös työpöytäauditointeina silloin, kun se pystytään tekemään uskottavasti. Arviossa otetaan huomioon yrityksen toiminnan laajuus sekä mahdolliset riskit.
Esimerkkejä tilanteista, joissa työpöytäauditonti ei ole mahdollinen:
- Aiemmissa auditoinneissa on tullut esille vakavia poikkeamia;
- Tuotantoketjussa on havaittu luotettavuusongelmia (esimerkiksi jos käynnissä on sertifikaatinhaltijaa tai alaa koskeva tutkinta);
- Toimintaan liittyy korkean riskin alinhankintatyötä; tai;
- Käynnissä on yritystä koskevia valituksia.
Työpöytäauditoinneissa arvioidaan mahdollisuuksien mukaan kaikki tarkastussuunnitelman vaatimukset tieto - ja viestintätekniikkaa hyödyntäen. Auditoinnit tehdään etätapaamisina ja -haastatteluina sertifikaatinhaltijan ja sidosryhmien keskeisten edustajien kanssa. Auditoinneissa käydään läpi paras saatavilla oleva tietoaineisto: keskeiset asiakirjat ja tallenteet sekä mahdolliset satelliittikuvat.
2) SERTIFIKAATTIEN UUSIMISEN AUDITOINTEJA KOSKEVAT JOUSTOT
Mikäli yrityksen FSC-sertifikaatti vanhenee vuoden 2020 aikana, sitä voidaan koronaviruksesta aiheutuvien poikkeusolojen vuoksi jatkaa enintään kaksitoista (12) kuukautta umpeutumisen jälkeen. Tämä edellyttää seuranta-auditointia (ks. sitä koskevat poikkeukset kohdasta 1). Seuranta-auditointi on suoritettava ennen kuin sertifikaatin umpeutumisesta on kulunut 12 kuukautta.
Mikäli auditointeja ei voida suorittaa yllä esitettyjen vaihtoehtojen mukaisesti, sertifikaatti lakkautetaan. FSC palaa tavallisiin auditointikäytäntöihin heti kun koronavirusepidemiasta johtuvat matkustusrajoitukset poistuvat.
Lisätietoja sertifiointimenettelyistä saatte FSC Suomen toimistolta. Yhteystiedot löytyvät täältä.